Trucos y herramientas

Una empresa de 5.000 empleados que imprima por las dos caras para al menos un 10% de todo lo que se imprime allí, puede llegar a ahorrar 260.000 dólares.

Copiar por las dos caras de la hoja de papel puede hacernos ahorrar hasta un 50% en gastos de papel

• Copiar o imprimir imágenes por las dos caras hace que bajen los gastos en papel, en almacenaje y en franqueo de Correos. Las copias impresas por las dos caras son además más fáciles de doblar y de grapar. Algunos documentos deben imprimirse sólo por una cara, pero la mayoría podrían ir siempre a doble cara.

Cambia los valores predeterminados de tu ordenador para ajustar el texto a la página y meter más contenido en cada una.

• En el programa de Microsoft Word, basta con ir a “Archivo”, después a “Configurar página” y reducir los márgenes. Comparado con los valores establecidos normalmente, ¡se puede llegar a ahorrar un 14% en papel!
• A la hora de imprimir, conviene reducir hasta 10 el tamaño del texto o fuente para incluir más texto.
• Usa fuentes eficaces como Times New Roman o Arial, ya que ocupan menos espacio.

Usa el fax de manera efectiva

• Envía un fax o un documento en word sin imprimirlo primero. Simplemente hay que ir a la opción del Menú del programa de Microsoft Word, que te permite mandar un fax directamente.
• Cuando mandes un fax, elimina la carátula.
• Programa tu fax para que elimine las páginas de confirmación.

Practica la reducción de imagen

Casi todas las impresoras o fotocopiadoras ofrecen la posibilidad de reducir o aumentar imágenes.

• Para copiar un libro, por ejemplo, se pueden meter dos páginas del original en una cara. Como la reducción funciona para las dos dimensiones, sólo se necesita reducirla en un 30% (hasta 70%) para poder cortar a la mitad el área que ocupa una imagen.
• Se suele necesitar una reducción del 35% (hasta el 65%) para reproducir una página de tamaño normal. Las páginas de los libros suelen ser más pequeñas y tener márgenes más grandes de lo necesario, así que la reducción puede ser menor.

Mantén en buen estado las fotocopiadoras e impresoras

• Mantén las fotocopiadoras e impresoras en buen funcionamiento y comprométete a que en tu empresa sólo se compren máquinas que realicen unas buenas copias o impresiones por las dos caras de las hojas de papel.
• Informa al encargado del mantenimiento de esos aparatos cuando una fotocopiadora o impresora no esté funcionando bien (si el toner está bajo, si se atasca con frecuencia...). Es importante tener un buen mantenimiento de esas máquinas, sobre todo si el toner está bajo. A menudo, las fotocopiadoras se siguen usando hasta que el toner se agota y eso acaba por estropear las máquinas. ¡Una fotocopiadora en buena forma se atascará menos y no malgastará tanto papel!