Trucos y herramientas

El Banco de América, el banco más importante de los Estados Unidos, redujo drásticamente su consumo de papel gracias a informes y formularios electrónicos, al correo electrónico, a la impresión por ambas caras de las hojas de papel y a la utilización de papel de menor gramaje. El total del papel usado dentro de la empresa se redujo un 32% entre el año 2000 y el 2004. Esto implica un billón de hojas de papel menos.

Las actuales tecnologías aportan un amplio abanico de posibilidades para que las empresas funcionen con mucho menos papel. El correo electrónico, las redes de comunicación internas (intranet), internet y el escaneo de documentos pueden reducir radicalmente el uso de papel y ahorran, además, tiempo y dinero. Se estima que un uso apropiado de la tecnología existente puede conseguir una reducción de entre el 10 y el 30 % en el consumo de papel.

Usa tu ordenador para eliminar el papel.

• Utiliza las tecnologías para comunicarte con tus clientes.
• Usa correos electrónicos en vez de memos o faxes para enviar anuncios de cualquier tipo a los empleados y también para informar a otras empresas o para hacer presentaciones ante los medios de comunicación. Utiliza los “grupos o listas de correo” para hacer llegar los mensajes a más personas. Es una manera eficaz y barata de comunicarse.
• Usa también la electrónica para evitar imprimir guías, formularios, directorios, boletines, manuales o informes tan a menudo como se pueda. No lo imprimas a no ser que sea absolutamente necesario.
• Incluye en la web de la empresa la información más solicitada por clientes y proveedores.
• Almacena los documentos en archivos electrónicos usando programas de comprensión de datos. Este procedimiento ahorra espacio físico y papel.
• Implementa servicios de intranet protegidos con contraseñas para que los empleados puedan acceder con seguridad a la información importante de tu empresa. Y para que también puedan mirar desde su ordenador presentaciones, bases de datos, etc.
• Usa tecnologías de intercambio electrónico de información (EDI), como las transferencias bancarias seguras que se pueden realizar por internet, para reducir la necesidad de acumular enormes cantidades de documentos en papel como son las facturas, las confirmaciones de transferencias...
• Para editar y revisar documentos, envía las copias por email o grabándolos en un disco. Así se evita hacer copias en papel que resultan innecesarias. Utiliza los programas de edición de texto que incluyen los ordenadores y aprovecha todas las ventajas de editarlos directamente el texto que aparece en la pantalla en vez de imprimir un borrador y trabajar sobre el papel. La nueva versión del documento puede ser enviada después electrónicamente sin necesidad de malgastar papel.

Algunas propiedades de los programas más comunes que nos ayudan a ahorrar papel

• Microsoft Excel presenta la posibilidad de ajustar el texto a la página (“Fit to page”), de manera que facilita el imprimir la tabla de una manera uniforme en una o varias páginas.
• Usa la “Vista preliminar” de Excel para asegurarte de que el documento se va a imprimir en una sólo hoja. Esto permite además ver si conviene cambiar la orientación del papel (horizontal o vertical) para poder incluir más columnas.
• En el programa de PowerPoint es importante elegir la opción de imprimir como papel normal, no como diapositiva. El tamaño de los textos que se suele usar es grande y si se imprime como diapositiva, imprimirá sólo una por página. Esta opción (“Slides”) es la apropiada sólo si se van a proyectar. Si no, es mejor imprimirlas como texto normal (“Handouts”).

Mejora tus sistemas de información

Muchos gastos relacionados con un alto consumo de papel se deben a la forma en la que se organiza la información en una oficina. Una empresa puede ahorrar mucho si analiza cómo se transmite la información y poder así mejorarla. Las compañías pueden, por ejemplo, ahorrar dinero:

• Centralizando los archivos, reduciendo las listas de distribución y consolidando los formularios.
• Haciendo pasar una única copia en papel de un memo o una publicación para que la gente los lea.
• Pedir a los que envían los documentos que no hagan tantas copias de cada uno de ellos.
• Asegurándonos de que los empleados cuentan con hojas cortadas por la mitad (tamaño A5) para cartas y memos cortos.
• Usando sobres de doble sentido (para enviar y recibir) e imprimiendo directamente en ellos la dirección. Así se evita el uso de etiquetas adhesivas.